Brakująca faktura zwykle nie jest największym problemem. Więcej czasu zabiera ustalenie, kto ją otrzymał, czego dotyczy zakup i czy wydatek został zatwierdzony. Jeżeli odpowiedzi trzeba co miesiąc szukać w poczcie, komunikatorze i historii przelewów, firma potrzebuje wspólnej procedury, a nie kolejnego przypomnienia od księgowej.
Podstawą jest rozdzielenie trzech czynności: dostarczenia dokumentu, wyjaśnienia zdarzenia gospodarczego i jego ujęcia w księgach. Każda powinna mieć właściciela, termin oraz widoczny status.
1. Ustal, którędy dokument trafia do księgowości
Najpierw trzeba spisać rzeczywiste źródła dokumentów: pocztę elektroniczną, KSeF, zakupy internetowe, delegacje, karty firmowe oraz dokumenty papierowe. Następnie dla każdego źródła ustala się drogę do jednego wspólnego rejestru. Nie musi to oznaczać jednego programu, ale powinno oznaczać jedno miejsce sprawdzania kompletności.
Faktura przesłana równocześnie przez pracownika, sekretariat i właściciela zwiększa ryzyko podwójnego wprowadzenia lub płatności. Dlatego procedura powinna wskazywać, kto pobiera dokumenty z poszczególnych źródeł i jak rozpoznaje duplikaty. Podstawą porównania może być numer dokumentu, identyfikator dostawcy, data oraz kwota.
Sam dostęp do faktury nie zastępuje informacji o zakupie. Dotyczy to również dokumentów dostępnych w KSeF: księgowość może widzieć fakturę, ale nadal nie wiedzieć, do którego projektu przypisać koszt.
2. Rozdziel termin dostarczenia od terminu wyjaśnienia
Ogólna zasada „dokumenty oddajemy na początku miesiąca” pozostawia zbyt wiele miejsca na interpretację. Lepszy jest harmonogram z osobnymi terminami dla przekazania, opisu i uzupełnienia braków. Poniższy układ to przykład terminów wewnętrznych, które trzeba dopasować do skali firmy i uzgodnień z księgowością:
- do 2 dni roboczych od otrzymania dokumentu – dodanie go do wspólnego obiegu;
- do 3. dnia roboczego kolejnego miesiąca – potwierdzenie przez działy kompletności dokumentów;
- do 5. dnia roboczego – zebranie pytań i wskazanie brakujących informacji;
- w ciągu 2 dni roboczych od pytania – odpowiedź osoby odpowiedzialnej.
Terminy organizacyjne nie zmieniają ustawowych terminów rozliczeń ani zasad ujmowania dokumentów. Harmonogram powinien pozostawiać księgowości czas na kontrolę, a nie tylko na wprowadzenie danych. Osobno należy ustalić tryb zgłaszania faktur otrzymanych późno, korekt oraz zakupów wymagających dodatkowej analizy.
3. Przypisz odpowiedzialność do roli, nie do skrzynki mailowej
Adres „biuro” nie odpowie na pytanie, czy usługa została wykonana. Dla każdego dokumentu należy wskazać osobę znającą zakup, osobę zatwierdzającą wydatek oraz koordynatora pilnującego obiegu. W małej firmie część tych ról może pełnić jeden pracownik, lecz zakres jego odpowiedzialności powinien być zapisany.
- Osoba dokonująca zakupu przekazuje dokument i wyjaśnia jego cel.
- Przełożony lub właściciel budżetu potwierdza zasadność wydatku oraz jego przypisanie.
- Koordynator kontroluje braki, terminy i zastępstwa.
- Księgowość ocenia dokument pod kątem ewidencji i rozliczeń oraz zgłasza niejasności.
Potrzebne jest również zastępstwo na czas urlopu lub choroby. Bez niego nawet poprawnie opisany proces zatrzymuje się na jednej nieobecnej osobie. Koordynator powinien wiedzieć, komu przekazać sprawę, zamiast samodzielnie zgadywać przeznaczenie zakupu.
4. Wprowadź krótki, obowiązkowy opis dokumentu
Dobry opis odpowiada na pytania, których nie rozstrzyga treść faktury. Dopisek „koszty firmowe” nie wyjaśnia niczego, a powtórzenie nazwy towaru zwykle nie pomaga. Formularz powinien zbierać informacje potrzebne do oceny i przypisania wydatku, bez wymuszania długiego uzasadnienia każdego drobnego zakupu.
- Cel zakupu i jego związek z działalnością.
- Dział, projekt lub miejsce powstawania kosztu.
- Osoba odpowiedzialna za zakup oraz zatwierdzenie.
- Okres wykonania usługi lub data odbioru, jeśli nie wynika to jasno z dokumentu.
- Informacja o płatności, zaliczce, zwrocie albo powiązanym zamówieniu.
Zamiast „materiały” lepiej wpisać: „elementy do naprawy regału w magazynie, odebrane przez kierownika zmiany”. Przy abonamencie opłaconym z góry trzeba wskazać okres świadczenia usługi. Oryginalny dokument należy zachować bez zmian, a komentarze dodawać w przeznaczonym do tego polu lub powiązanej notatce.
5. Uzgodnij z księgowością zasady obsługi wyjątków
Procedura nie może kończyć się na wysłaniu pliku. Trzeba uzgodnić, jak księgowość potwierdza odbiór, gdzie zgłasza pytania i kto decyduje o dalszym postępowaniu przy brakach. Przy ustalaniu zakresu współpracy, także z TaxMentor, należy oddzielić odpowiedzialność za przekazanie informacji od odpowiedzialności za ich ocenę księgową.
Praktyczne statusy to: „otrzymany”, „do wyjaśnienia”, „zaakceptowany” i „ujęty w ewidencji”. Przy statusie „do wyjaśnienia” powinny znaleźć się konkretne pytanie, nazwisko adresata i termin odpowiedzi. Sam komentarz „proszę uzupełnić” zwykle uruchamia kolejną rundę korespondencji.
Dokumenty spóźnione lub dotyczące nietypowych transakcji wymagają osobnej ścieżki konsultacji z księgową lub doradcą podatkowym, zależnie od problemu. To specjalista ocenia właściwy sposób rozliczenia; pracownik nie powinien sam przesuwać dat ani zmieniać opisu, aby dokument pasował do zamkniętego miesiąca.
6. Ogranicz dostęp i uporządkuj przechowywanie
Wspólny obieg nie oznacza dostępu całej firmy do wszystkich dokumentów. Faktury i załączniki mogą zawierać dane osobowe, dlatego uprawnienia należy powiązać z obowiązkami pracownika. Materiały publikowane przez Urząd Ochrony Danych Osobowych pomagają uporządkować zasady ochrony danych, również przy organizowaniu dostępu do dokumentacji.
Do bieżącej pracy lepiej używać kont imiennych niż wspólnego hasła przekazywanego kolejnym osobom. Po odejściu pracownika trzeba odebrać dostęp, zachowując historię jego działań. Kopia bezpieczeństwa, możliwość odtworzenia plików i zasady retencji powinny być uzgodnione niezależnie od sposobu codziennego przesyłania faktur.
7. Zamykaj miesiąc listą braków, nie serią telefonów
Na koniec miesiąca koordynator powinien porównać rejestr dokumentów z dostępnymi zestawieniami płatności, rozliczeniami kart i informacjami o wykonanych zakupach. Wyciąg bankowy pomaga wykryć brak, ale nie zastępuje dokumentu ani nie potwierdza kompletności wszystkich kosztów. Osobnej kontroli wymagają zakupy jeszcze nieopłacone.
Lista braków powinna zawierać dokument lub zdarzenie, odpowiedzialną osobę, termin oraz stan wyjaśnienia. Po pierwszym pełnym miesiącu pracy według procedury można ocenić, które pytania powtarzają się najczęściej. Jeśli księgowość stale dopytuje o okres usługi albo projekt, należy poprawić formularz opisu, zamiast zwiększać liczbę przypomnień.